Termini di nomina a Responsabile esterno del trattamento

La presente pagina definisce i termini generali secondo cui In-Sicurezza S.r.l., con sede legale in Via Galileo Galilei n. 42, 33010 Tavagnacco (UD), C.F. e P. IVA: 02803380308, Tel. 0432 1845081, Fax: 0432 297418, email info@in-sicurezza.it (di seguito “In-Sicurezza”), viene nominata Responsabile del trattamento dei dati personali dei lavoratori delle imprese clienti, nell’ambito dei servizi di consulenza e assistenza in materia di salute e sicurezza sul lavoro erogati ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008.

I presenti Termini costituiscono parte integrante dell’accordo sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 GDPR e si applicano a seguito della loro accettazione da parte del Cliente (“Titolare del trattamento”), mediante: sottoscrizione del contratto di servizi che richiama espressamente i presenti Termini; sottoscrizione di apposito modulo di accettazione in occasione di un sopralluogo o incontro con il personale di In-Sicurezza; oppure comunicazione scritta, anche mediante posta elettronica, dalla quale risulti inequivocabilmente l’accettazione dei presenti Termini.

In-Sicurezza tratta, per conto del Titolare e sulla base delle sue istruzioni documentate, esclusivamente i dati personali necessari all’esecuzione dei servizi affidati. Nell’ambito dell’attuale organizzazione dei servizi tali dati consistono in dati identificativi dei lavoratori, quali nome, cognome e codice fiscale, nonché informazioni relative alla formazione, informazione e addestramento in materia di salute e sicurezza sul lavoro, quali corsi effettuati, date, durata, scadenze, aggiornamenti e attestati.

Nell’ambito delle attività disciplinate dai presenti Termini In-Sicurezza non tratta categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, inclusi dati relativi alla salute, né dati di cui all’art. 10 GDPR. Il Titolare è pertanto invitato a non trasmettere tali informazioni a In-Sicurezza, salvo preventiva e specifica definizione di un diverso trattamento e delle relative condizioni giuridiche e organizzative.

Le attività di trattamento consistono in: valutazione dei rischi e redazione del Documento di Valutazione dei Rischi (DVR), ai sensi degli artt. 17 e 28 D. Lgs. 81/2008; attività di Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione (RSPP) esterno, ai sensi degli artt. 31 e ss. D. Lgs. 81/2008; organizzazione ed erogazione di corsi di formazione in materia di salute e sicurezza sul lavoro; ulteriori attività di assistenza e consulenza previste dal contratto in essere con il Titolare.

Durata del trattamento: il trattamento ha durata pari al rapporto contrattuale nell’ambito del quale In-Sicurezza svolge i servizi per conto del Titolare, fatte salve le attività necessarie alla restituzione, cancellazione o conservazione dei dati previste dalla legge o dalle istruzioni del Titolare.

In conformità all’art. 28, par. 3 GDPR, In-Sicurezza si impegna a: trattare i dati personali unicamente su istruzioni documentate del Titolare, salvo che sia richiesto altrimenti dal diritto dell’Unione o dello Stato membro; garantire che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza; adottare tutte le misure richieste ai sensi dell’art. 32 GDPR; rispettare le condizioni di cui ai paragrafi 2 e 4 dell’art. 28 GDPR per ricorrere a un altro Responsabile del trattamento (Sub-responsabile); assistere il Titolare, tenendo conto della natura del trattamento, con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, al fine di soddisfare l’obbligo del Titolare di dare seguito alle richieste per l’esercizio dei diritti dell’interessato di cui al Capo III del GDPR; assistere il Titolare nel garantire il rispetto degli obblighi di cui agli artt. 32-36 GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione di In-Sicurezza; su scelta del Titolare, cancellare o restituire tutti i dati personali dopo che sia terminata la prestazione dei servizi relativi al trattamento, cancellando le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o dello Stato membro preveda la conservazione dei dati; mettere a disposizione del Titolare tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi di cui all’art. 28 GDPR, e consentire e contribuire alle attività di revisione, comprese le ispezioni, realizzate dal Titolare o da un altro soggetto da questi incaricato; informare immediatamente il Titolare qualora, a suo parere, un’istruzione ricevuta violi il GDPR o altre disposizioni, nazionali o dell’Unione, relative alla protezione dei dati.

In caso di violazione dei dati personali (data breach) di cui venga a conoscenza, In-Sicurezza informa il Titolare senza ingiustificato ritardo e in ogni caso entro 24 ore dalla scoperta dell’evento, fornendo ogni dettaglio utile e assistenza per farvi fronte.

Il Titolare autorizza in via generale In-Sicurezza a ricorrere a soggetti terzi quali Sub-responsabili del trattamento, qualora ciò sia necessario per l’esecuzione delle attività sopra descritte, a condizione che tali soggetti offrano garanzie sufficienti in termini di misure tecniche e organizzative adeguate. Ai Sub-responsabili sono imposti, mediante contratto o altro atto giuridico, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati previsti dai presenti Termini. In caso di inadempimento di un Sub-responsabile, In-Sicurezza ne risponde direttamente nei confronti del Titolare.

In caso di prevista aggiunta o sostituzione di un Sub-responsabile, In-Sicurezza ne informa preventivamente il Titolare mediante posta elettronica o altro mezzo idoneo a documentare la comunicazione, indicando il soggetto e la funzione svolta. Il Titolare può proporre motivata opposizione entro 30 giorni dalla comunicazione. Le parti collaborano in buona fede per valutare le ragioni dell’opposizione e individuare, ove ragionevolmente possibile, una soluzione alternativa. L’elenco aggiornato dei Sub-responsabili attivi è conservato presso la sede di In-Sicurezza ed è messo a disposizione del Titolare su richiesta.

Nell’ambito dei servizi di intelligenza artificiale, In-Sicurezza utilizza per il trattamento di dati personali per conto del Titolare esclusivamente servizi aziendali espressamente autorizzati e disciplinati da condizioni contrattuali compatibili con il ruolo di Sub-responsabile ai sensi dell’art. 28 GDPR. Gli account o servizi consumer eventualmente utilizzati dalla Società non sono impiegati per il trattamento di dati personali per conto del Titolare e possono essere utilizzati esclusivamente con contenuti privi di dati personali o preventivamente anonimizzati.

Alcuni Sub-responsabili utilizzati da In-Sicurezza possono comportare il trattamento o la conservazione di dati personali anche al di fuori dello Spazio Economico Europeo. In tali casi In-Sicurezza verifica che il trasferimento avvenga nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante l’adozione delle garanzie appropriate previste dall’art. 46 GDPR, incluse, ove applicabili, le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione europea.

I presenti termini possono essere aggiornati in caso di variazioni normative o organizzative. Ogni versione riporta la data di entrata in vigore. Le versioni precedenti restano disponibili su richiesta.

Per qualsiasi informazione o per esercitare il diritto di opposizione: info@in-sicurezza.it